Het bestuursakkoord "Met lef & liefde voor Deventer" spreekt over grote kansen en uitdagingen op het gebied van werk, duurzaamheid, zorg, evenementen en samen leven. Dat vraagt om een organisatie die zich makkelijk organiseert rond deze opgaven. Een organisatie die goed functioneert, die zowel robuust is als wendbaar. Daarover gaat het programma Bedrijfsvoering.
We ontwikkelen ons tot een organisatie die flexibel, communicatief en netwerkend is. Zo kunnen we inspelen op wat de samenleving ons vraagt. De rol die we daarbij innemen (faciliterend, regulerend, uitnodigend of handhavend) hangt af van het maatschappelijke vraagstuk. De organisatie kent een verdeling van taken en verantwoordelijkheden, maar treedt naar buiten toe als één geheel op. De organisatie is er op gericht een optimale connectie te maken met de buitenwereld. En zorgt ervoor dat maatschappelijke vraagstukken snel en effectief worden opgepakt.
We willen een organisatie zijn waar de medewerkers met trots en plezier werken. Dat doen we in duurzame huisvesting waarin gebouw en voorzieningen optimaal worden benut. In een organisatie waar integraal gewerkt wordt, over domein- en teamgrenzen heen. Waar we sturen op basis van vertrouwen: minder kaders, maar wel steviger en met korte beslislijnen. En volgens de kernwaarden zorgzaam, verantwoordelijk, open en durf.
Inwoners en ondernemers verwachten dat we onze informatievoorziening op orde hebben. Tot de basis daarvan behoort het borgen van privacy en informatieveiligheid. Ook vraagt dit om een gemeentelijke organisatie die datagedreven werkt.
Er is een sterke focus op de financiële soliditeit van de gemeente. Op www.hetgeldvan.deventer.nl zijn begroting en andere financiële stukken volledig digitaal beschikbaar. Besturen betekent vooraf kaderen, vervolgens het goede handelen en achteraf verantwoorden. De gemeente Deventer wil graag laten zien dat zij in control is. Zo verantwoorden we open en transparant aan onze inwoners wat we voor de gemeenschap hebben gedaan. Control is daarmee een essentieel onderdeel voor de gemeente om succesvol te zijn.
Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) hebben een samenwerkingsverband op het gebied van bedrijfsvoering. De financiële administratie, gemeentelijke belastingen, ICT, facilitaire zaken en het inkoopadvies leveren we in dit verband vanuit de gemeente Deventer. Continu innoveren is op alle percelen het uitgangspunt.
Bedrijfsvoering gegevens
Meer informatie
Verzuim
Verzuim
Jaar | Ziekteverzuim in % | Meldingsfrequentie |
---|---|---|
2017 | 4,77% | 0,84 |
2018 | 4,78% | 1,03 |
2019 | 5,42% | 1,00 |
2020 | 4,26% | 0,64 |
Norm 2021 | 4,60% | |
2021 1e kwartaal | 3,88% | 0,46 |
2021 2e kwartaal | 4,53% | 0,60 |
2021 3e kwartaal | 4,50% | 0,62 |
Het ziekteverzuim is iets lager dan de organisatiedoelstelling van 4,6%. Het ziekteverzuimpercentage is sinds de corona-uitbraak in maart 2020 sterk gedaald, maar loopt sinds maart 2021 weer geleidelijk op. Het percentage is tussen tweede en derde kwartaalrapportage vrijwel gelijk gebleven.
Het thuiswerken en corona op zich hebben een grote impact. Sommige teams melden een hoge werkdruk. Ondanks de goede cijfers blijven we dus alert op ‘uitgesteld verzuim’. Totdat de situatie meer normaliseert blijft de organisatiedoelstelling vooralsnog ongewijzigd.
Inhuur
Inhuur
Realisatie | Begroot | Prognose 2021 | ||||
Soort inhuur | 2019 | 2020 | 2021 | 1e kwartaal | 2e kwartaal | 3e kwartaal |
Vaste formatie | 1.703 | 2.518 | 2.900 | 2.700 | 2.800 | 2.800 |
Inhuur boven formatie | 4.900 | |||||
Extra capaciteit | 4.308 | |||||
Specifieke deskundigheid | 1.994 | |||||
Vervanging ziekte/zwangerschap | 700 | 400 | 500 | 500 | ||
Piekbelasting | 543 | 500 | 600 | 700 | ||
Bewuste keuze flexibiliteit | 869 | 1.000 | 1.000 | 1.000 | ||
Speciale projecten | 3976 | 3.600 | 3.600 | 4.000 | ||
Totaal | 8.005 | 8.606 | 7.800 | 8.200 | 8.500 | 9.000 |
De inhuurprognose voor 2021 komt uit op circa €9,0 miljoen. Ten opzichte van de tweede kwartaalrapportage is dit een stijging van €0,5 miljoen. Stijging betreft vooral hogere inhuur bij team Beleid voor beschermd wonen, programmering woningbouw, inkomensbeleid en vervangingskosten gedetacheerd personeel, toename bij team Toezicht voor extra BOA’s ten behoeve van coronamaatregelen, en team Ondernemen en Vergunningen voor ondermijning.
De jaarprognose van €9,0 miljoen is €0,4 miljoen hoger dan de realisatie 2020.
In 2020 waren de kosten hoger door de effecten van de corona-pandemie. Deze effecten lopen deels door in 2021. Zowel binnen het sociaal als het fysiek domein is er daarboven een landelijk patroon van toegenomen vraag naar capaciteit. Door de aangetrokken markt zijn ook de inhuurtarieven gemiddeld hoger geworden.
Formatie en bezetting
Onderstaande tabel geeft de formatie, de bezetting en de vacatureruimte weer, exclusief boven-formatieve medewerkers en medewerkers van het Deventer Groenbedrijf:
FTE | Begroting | 1e kwartaalrapportage | 2e kwartaalrapportage | 3e kwartaalrapportage |
---|---|---|---|---|
Formatie | 725,84 | 731,72 | 749,51 | 747,74 |
Bezetting | 701,89 | 714,03 | 724,42 | |
Vacatureruimte | 29,82 | 35,48 | 23,32 |
Ten opzichte van de tweede kwartaalrapportage is alleen een administratieve correctie verwerkt van -1,77 fte op de formatie.
De ambtelijke bezetting is met 10,4 fte toegenomen.
Soort wijziging
Status
Doelstelling - We werken met hoofd, hart en handen voor Deventer
We zijn een lerende organisatie; hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. Onze organisatie kenmerkt zich door diversiteit.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Historie
Historie
Historie
Historie
Doelstelling - We werken datagedreven en met een eigentijdse informatievoorziening
We werken digitaal. We ontwikkelen ons naar een datagedreven organisatie. Met onze informatiehuishouding kunnen we efficiënt en integraal werken. Onze proces- en ICT-inrichting kan snel aangepast worden op nieuwe taken. Daarvoor maken we gebruik van technische mogelijkheden en innovaties.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Historie
Historie
Historie
Historie
Doelstelling - We zijn een flexibele en wendbare organisatie
We zijn een lerende organisatie, hebben inzicht in ons succes én falen. Medewerkers hebben eigen regie en verantwoordelijkheid op hun loopbaan en mobiliteit. We zijn een aantrekkelijke werkgever. We werken met vitale professionals in een eigentijdse, digitale en inclusieve werkomgeving. Daarmee zijn we open, verantwoordelijk, zorgzaam en met durf.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Historie
Historie
Historie
Historie
Doelstelling - We hebben een solide bedrijfsvoering
We zijn financieel robuust en hebben een toegankelijke en betrouwbare informatievoorziening. We werken met vitale professionals in een eigentijdse werkomgeving. Daarmee zijn we slagvaardig, betrouwbaar en transparant.
Relatie met strategisch doel
Wij zoeken meer verbinding met de samenleving. Participatie en actief burgerschap zijn onze uitgangspunten. Wij betrekken de inwoners zo goed mogelijk bij het opstellen van beleid en het uitvoeren van plannen. In de communicatie gebruiken we moderne media en sluiten we aan op bestaande kanalen in de verschillende wijken en dorpen. Afgelopen jaren zijn de criminaliteitscijfers gedaald en de gevoelens van veiligheid toegenomen. Wij willen deze lijn vasthouden.
Prestaties
Historie
Historie
Historie
Wijzigingen deze periode
Omschrijving | Taakveld | Soort afwijking | |
---|---|---|---|
Inkomsten vervolgingsdocumenten debiteuren | 0.4 Overhead | Corona-effect | |
Door de maatregelen rond het coronavirus hebben veel belastingschuldigen een beroep gedaan op het bijzonder uitstel van betaling. Zolang de afspraken worden nagekomen, worden er hiervoor geen vervolgingsdocumenten aangeboden. Het aantal aangeboden vervolgingsdocumenten is in 2021 lager dan in 2020. De verwachting is dan ook dat de totale opbrengst voor 2021 €30.000 lager uitvalt dan begroot. Dekking: Dekking vanuit ander programma | |||
5 wetten | 0.4 Overhead | Budgetoverheveling | |
Er is een eenmalig budget voor het project "de vijf wetten"". Dit betreft de Archiefwet 2021, de Wet Open Overheid, het Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid, de Wet Elektronische Publicaties en de wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer. De start van project in 2020 is vertraagd door de coronamaatregelen. Doordat de invoeringsdata van de verschillende wetten variëren en deels zijn verschoven is de voorbereiding complexer. Een deel van de werkzaamheden schuift daarom door naar 2022. Voorstel is het resterend budget van €131.100 over te hevelen naar 2022. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Deventer 2030 | 0.4 Overhead | Budgetoverheveling | |
In de 1e Kwartaalrapportage 2020 is een budget beschikbaar gesteld voor het uitvoeren van een onderzoek naar de Toekomstvisie 2030. De kosten van dit onderzoek konden gedekt worden binnen het bestaande structurele budget omdat hier in het kader van de coronacrisis minder gebruik van gemaakt is. Het voorstel is nu om het niet gebruikte budget over te hevelen en in te zetten voor de Toekomstvisie 2040. Inmiddels is in 2021 de afspraak gemaakt dat de opgave Wonen en Voorzieningen een belangrijke pijler vormt voor Deventer 2040. Dat betekent dat de visie Deventer 2040 in 2022 zijn beslag zal gaan krijgen. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Werkbudget privacy-officer | 0.4 Overhead | Budgetoverheveling | |
Uit de inventarisatie van de werkprocessen binnen de gemeente Deventer zijn in het kader van AVG op diverse plekken dezelfde risico’s gevonden. Daar waar deze inmiddels nog niet zijn opgelost, zijn deze dit jaar in DOWR-verband inzichtelijk gemaakt en gebundeld met de risico’s van de gemeente Olst-Wijhe en de gemeente Raalte. De privacy officer en de functionaris gegevensbescherming werken inmiddels voor alle drie de gemeentes. De DOWR aanpak kost meer tijd, maar is wenselijk vanwege de vergelijkbare werkprocessen binnen de drie gemeentes. De gezamenlijke aanpak kan ook efficiencyvoordelen opleveren. Voorstel is het budget van €36.600 over te hevelen naar 2022. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
Vertraagde levering hardware | 0.4 Overhead | Risico | |
DOWR-I ervaart dat er wereldwijd problemen/knelpunten zijn in levering van producten (hardware) waar chips in zitten. Daardoor zijn levertijden fors aan het toenemen. Mogelijk dat activering/ingebruikname van ICT vervangingstrajecten hierdoor verschuiven en doorlopen naar volgend jaar. Dekking: Dekking (nog) niet van toepassing | |||
Indexering investeringen ICT | 0.4 Overhead | Autonome afwijking | |
In de meerjarenbegroting van DOWR-ICT is nog geen post opgenomen voor indexering van vervangingsinvesteringen ICT. Deze indexatie is wel nodig voor het opvangen van prijsstijgingen. Op basis van het gemiddelde investeringsbedrag 2022-2025 leidt dit tot een structurele aanpassing van €78.396 vanaf 2022 voor de DOWR-gemeenten. Het Deventer-deel bedraagt €50.565 en wordt gedekt uit Algemene Middelen. Het aandeel Raalte en Olst Wijhe wordt doorberekend. Dekking: Verrekening met algemene middelen | |||
Domeinplannen I-uitvoeringsplannen | 0.4 Overhead | Budgetoverheveling | |
In de meerjarige I-uitvoeringsplannen is voor het domein bedrijfsvoering een eenmalig budget voor de drie DOWR-gemeentes opgenomen voor nieuwe of gewijzigde situaties, die niet zijn voorzien. Hiermee wordt voorkomen dat projecten onnodig vertragen. In 2021 komt deze post nog niet tot besteding. Voorstel is het budget van €101.800 over te hevelen naar 2022. Dekking: Dekking binnen eigen programma | |||
WOB verzoeken | 0.4 Overhead | Autonome afwijking | |
Onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is de beschikbare capaciteit voor de behandeling van Wob-verzoeken een knelpunt. Het is niet in te schatten wanneer een verzoek wordt gedaan en wanneer capaciteit nodig is. De Wob-verzoeken zijn vaak omvangrijk en behandeling vraagt veel capaciteit in de korte wettelijke termijn. Dit leidt tot veel druk op de organisatie en kan leiden tot verstoringen van en vertragingen in de uitvoering van de reguliere processen en projecten. Afgelopen jaren waren er gemiddeld 40-50 verzoeken. Om pieken in de hoeveelheid Wob-verzoeken beter te kunnen beheersen wordt voor 2022 een extra budget van €75.000 gereserveerd. Hiermee kan bij pieken een beroep worden gedaan op externe dienstverlening en kan er flexibeler om worden gegaan met beschikbare capaciteit. De Wob zal in 2022 worden vervangen door de Wet open overheid (Woo). Het effect daarvan op de capaciteit is nog onvoldoende in te schatten. Aan de hand van de ervaring met deze externe dienstverlening bij de Wob-verzoeken in 2022 en de invoering van de Woo zal duidelijk worden of een structureel budget nodig is. Dekking: Verrekening met algemene middelen | |||
1e Nota van wijziging Begroting 2022 | diverse | Overige afwijking | |
De cijfers in de programma’s worden aangepast naar aanleiding van het besluit bij de Begroting 2022 over de voorstellen Nieuw beleid. Zie voor nadere informatie de bijlage. | |||
Technische wijziging | diverse | Overige afwijking | |
De cijfers in de programma’s worden ook aangepast naar aanleiding van technische wijzigingen. Zie voor nadere informatie de bijlage. |
Exploitatie | |||||
---|---|---|---|---|---|
(bedragen x €1.000) | |||||
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Lasten | 36.671 | 1.600 | 38.271 | -388 | 37.883 |
Baten | 8.451 | 360 | 8.811 | -55 | 8.756 |
Saldo | -28.220 | -1.240 | -29.460 | 333 | -29.127 |
Exploitatie: Specificaties wijzigingen deze periode (bedragen x €1.000)
Onderwerp | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 | |
5 wetten | Lasten | -131 | 131 | 0 | 0 | 0 |
---|---|---|---|---|---|---|
Deventer 2030 | Lasten | -40 | 40 | 0 | 0 | 0 |
Werkbudget privacy-officer | Lasten | -36 | 36 | 0 | 0 | 0 |
Domeinplannen I-uitvoeringsplannen | Lasten | -101 | 101 | 0 | 0 | 0 |
WOB verzoeken | Lasten | 0 | 75 | 0 | 0 | 0 |
1e Nota van wijziging Begroting 2022 | Lasten | 0 | 219 | 219 | 419 | 0 |
Technische wijziging | Lasten | -80 | -22 | 47 | 28 | 28 |
Totaal lasten | -388 | 580 | 266 | 447 | 28 | |
Inkomsten vervolgingsdocumenten debiteuren | Baten | -30 | 0 | 0 | 0 | 0 |
5 wetten | Baten | -36 | 36 | 0 | 0 | 0 |
Indexering investeringen ICT | Baten | 0 | 27 | 27 | 27 | 27 |
Domeinplannen I-uitvoeringsplannen | Baten | -36 | 36 | 0 | 0 | 0 |
Technische wijziging | Baten | 47 | 79 | 48 | 30 | 30 |
Totaal baten | -55 | 178 | 75 | 57 | 57 | |
Saldo | 333 | -401 | -191 | -391 | 28 |
Reserves | |||||
---|---|---|---|---|---|
(bedragen x €1.000) | |||||
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Storting in reserves | 766 | 329 | 1.095 | -105 | 990 |
Putting uit reserves | 695 | 1.430 | 2.124 | 2.124 | |
Saldo | -72 | 1.101 | 1.030 | 105 | 1.135 |
Investeringen | |||||
---|---|---|---|---|---|
(bedragen x €1.000) | |||||
Primitieve begroting | Begrotingswijzigingen | Begroting na wijzigingen | Wijzigingen deze periode | Begroot cumulatief | |
Uitgaven tlv investeringen | 2.422 | 2.707 | 5.128 | 0 | 5.128 |
Inkomsten tgv investeringen | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Saldo | -2.422 | -2.707 | -5.128 | 0 | -5.128 |
Exploitatie (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
---|---|---|---|---|---|
Bedrijfsvoering | Begroting 2021 | 36.671 | 8.451 | -28.220 | |
3e kwartaalrapportage 2020 | -17 | 22 | 39 | ||
4e kwartaalrapportage 2020 | 1.437 | 348 | -1.089 | ||
Ambtelijke wijziging | 0 | 40 | 40 | ||
1e kwartaalrapportage 2021 | -198 | -640 | -442 | ||
Voorjaarsnota 2021 | 18 | -18 | |||
2e kwartaalrapportage 2021 | 360 | 590 | 230 | ||
Totaal programma | 38.271 | 8.811 | -29.460 | ||
Reserves (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2021 | 766 | 695 | -71 | |
3e kwartaalrapportage 2020 | 317 | 342 | 25 | ||
4e kwartaalrapportage 2020 | 0 | 1.088 | 1.088 | ||
1e kwartaalrapportage 2021 | 8 | 0 | -8 | ||
2e kwartaalrapportage 2021 | 3 | 0 | -3 | ||
Totaal programma | 1.094 | 2.125 | 1.031 | ||
Investeringen (bedragen x €1.000) | |||||
Programma | Besloten via | Lasten | Baten | Saldo | Document |
Bedrijfsvoering | Begroting 2021 | 2.422 | 0 | -2.422 | |
3e kwartaalrapportage 2020 | 876 | 0 | -876 | ||
4e kwartaalrapportage 2020 | -42 | 0 | 42 | ||
1e kwartaalrapportage 2021 | 1.512 | 0 | -1.512 | ||
Voorjaarsnota 2021 | 59 | -59 | |||
2e kwartaalrapportage 2021 | 302 | -302 | |||
Totaal programma | 5.129 | 0 | -5.129 |
3e kwartaal
Naam | Taakveld | Voortgang | Stand van zaken | |
---|---|---|---|---|
ICT - Roadmap | 0.4 | Behoeft aandacht | Wereldwijd zijn er problemen/knelpunten in levering van producten (hardware) waar chips in zitten. Daardoor zijn levertijden fors aan het toenemen. Mogelijk dat activering/ingebruikname van ICT vervangingstrajecten hierdoor verschuiven/doorlopen. | |
ICT middelen / AV middelen vergaderruimtes | 0.4 | Op koers | ||
Toekomst gericht werken | 0.4 | Behoeft aandacht | Om toekomstgericht werken optimaal te ondersteunen worden diverse ruimten in het stadhuis heringericht. Dit betekent ook dat er op diverse plekken ander meubilair wordt gekocht om zo meer diversiteit te creëren in type werkplekken. In de eerste instantie wordt de focus gelegd op de algemene ruimten in het stadhuis. Het werkgebied wordt later aangepast. Daarbij gaat het om meer plekken om te (video) bellen, meer ruimten om projectmatig (samen) te werken en meer aanlandplekken. Dit proces wordt zorgvuldig uitgevoerd in afstemming met de gebruikers. De investeringen die daarmee gemoeid zijn worden met name in 2022 gedaan. Bij de jaarrekening zal daardoor het merendeel van het begrote krediet ad €390.000 doorschuiven naar 2022. | |